Отрасль: Оптовая и розничная торговля
Заказчик: Торговая компания
Решение: «1С:Управление торговлей» (ред. 11) с доработкой блока договорной работы
Статус проекта: Успешно завершён, все этапы выполнены
Задача бизнеса
Компания столкнулась с рядом проблем в управлении контрактами с контрагентами (поставщиками и клиентами):
— Договоры хранились разрозненно (физические копии, сканы в общей папке).
— Отсутствовал контроль сроков действия, лимитов отгрузки и условий оплаты.
— Менеджеры не видели привязанные к договору заказы и оплаты.
— При отгрузке товара система не проверяла соблюдение лимитов по договору.
— Затруднена аналитика: сложно понять, по каким договорам превышен лимит или истекает срок.
Цель проекта: Внедрить единую систему управления контрактами внутри 1С:УТ, автоматизировать контроль условий сделок на всех этапах (заказ → отгрузка → оплата).
Решение
В ходе проекта выполнены следующие работы:
1. Настройка справочника «Договоры контрагентов»
— Расширен перечень типов договоров (поставка, купля-продажа, комиссия).
— Добавлены обязательные реквизиты:
— срок действия договора;
— валюта расчётов;
— лимит задолженности;
— график платежей (по этапам);
— условия перехода права собственности.
— Настроены статусы: «Черновик», «Действует», «Расторгнут», «Просрочен».
2. Интеграция с документами заказов и отгрузок
— В документах «Заказ клиента», «Реализация товаров» договор стал обязательным полем.
— Автоматическая блокировка отгрузки при:
— истёкшем сроке договора;
— превышении денежного лимита;
— отсутствии согласованного договора в системе.
3. Настройка контроля взаиморасчётов
— Расчёты ведутся в разрезе каждого договора.
— Сигнализация при приближении к лимиту задолженности (80%, 95%, 100%).
— Автоматический запрет отгрузки при превышении лимита без специального согласования.
4. Уведомления и регламентные задания
— Настроены автоматические напоминания:
— о скором окончании срока договора (за 30, 14, 3 дня);
— о превышении лимита задолженности.
— Уведомления приходят ответственным менеджерам и руководителям.
5. Отчёты и дашборды
— Разработаны отчёты:
— «Договоры с истекающим сроком»;
— «Контроль лимитов по договорам»;
— «Взаиморасчёты в разрезе договоров»;
— «Выполнение графика платежей».
— Выведены виджеты на рабочий стол менеджера.
Этапы внедрения (все успешно выполнены)
1. Аудит текущей договорной работы и сбор требований — 1 неделя.
2. Доработка справочников и документов (конфигурация 1С:УТ) — 2 недели.
3. Настройка прав доступа и уведомлений — 3 дня.
4. Разработка отчётов и виджетов — 1 неделя.
5. Тестирование на копии базы — 1 неделя.
6. Обучение сотрудников (менеджеры, руководители, бухгалтерия) — 2 дня.
7. Промышленный запуск и сопровождение — 1 неделя.
Результаты (после внедрения)
Просроченные договоры, участвующие в отгрузках До внедрения: Регулярно После внедрения 0 (блокировка)
|Время проверки условий договора перед отгрузкой До внедрения: 20–30 минут (ручной поиск) После внедрения 2–3 секунды (авто)
Случаи превышения лимита задолженности До внедрения: 3–4 в месяц После внедрения: Полностью исключены
Скорость подготовки отчёта по договорам До внедрения: 1–2 дня После внедрения: Мгновенно в 1С
Контроль сроков действия договоров До внедрения: Ручной (регулярно пропускали) После внедрения: Автоматический (уведомления)
Экономический и управленческий эффект
Снижение дебиторской задолженности на 18% за счёт жёсткого контроля лимитов.
Исключены отгрузки по недействующим договорам — нулевые финансовые потери по этой причине.
Экономия времени менеджеров — около 5 часов в неделю на проверку условий.
-Прозрачная договорная база — любой руководитель видит статус контрактов в реальном времени.
Используемые технологии
— Платформа «1С:Предприятие 8.3»
— «1С:Управление торговлей» (ред. 11.5)
— Механизмы: бизнес-процессы (при необходимости), регламентные задания, отчёты СКД, уведомления.